Télésecrétariat externalisé : quelle option choisir ?
Aujourd’hui, toutes les entreprises, les professionnels et les établissements choisissent de recourir à un télésecrétariat externalisé. Et pour cause, les tâches de secrétariat ne font pas partie de leur métier principal. Le secteur médical est le plus concerné par cette méthode. En effet, le service de secrétariat médical traite de nombreuses fonctions. Or, une gestion en interne peut coûter cher au cabinet. C’est pourquoi, les professionnels de santé décident d’externaliser ce service.
De plus, le télésecrétariat occupe les mêmes fonctions qu’un secrétariat classique. La seule différence est que les tâches se font à distance. Par ailleurs, l’outil principal utilisé par la télésecrétaire reste le canal téléphonique. En effet, les patients privilégient toujours le téléphone malgré les multiples canaux de communication existants. Toutefois, les missions du télésecrétariat médical ne s’arrêtent pas uniquement à la prise d’appels. Il est également possible d’externaliser d’autres fonctions.
De ce fait, à quel moment faut-il confier une partie ou la totalité des tâches de secrétariat ? Poursuivez votre lecture pour découvrir l’approche la mieux adaptée à votre établissement.
Secrétariat médical à distance : l’externalisation partielle
Tout d’abord, il faut savoir que plusieurs méthodes d’organisation du travail ont vu le jour grâce au
développement technologique. Parmi ces méthodes figure l’externalisation de services. Selon une étude, 82 % des entreprises françaises y ont recours et ce n’est que le début. Par la suite, le télésecrétariat externalisé n’est plus une nouveauté pour les établissements de santé. Plusieurs raisons poussent ces derniers à utiliser cette stratégie. Certains veulent renforcer leur secrétariat pendant les périodes de débordement.
En effet, il y a des moments où le cabinet médical doit traiter un nombre d’appels volumineux. Durant cette période, les lignes téléphoniques sont débordées. Pour éviter de perdre un appel, l’établissement choisit d’externaliser la gestion des appels entrants. Puis, l’outsourcing est mis en place lorsqu’une secrétaire doit partir en congé ou en cas d’arrêt maladie. Bref, pour des missions ponctuelles, il est préférable d’opter pour une externalisation partielle de son secrétariat médical.
Télésecrétariat externalisé : l’externalisation totale
Un professionnel de santé choisit de collaborer avec une entreprise de télésecrétariat médical de manière régulière. Dans ce cas, il opte pour une externalisation totale. En effet, il délègue entièrement la gestion complète de son cabinet médical à un prestataire externe. Celui-ci va gérer le centre d’appels, la prise de rendez-vous, la gestion des plannings médicaux, la prise de message, les
appels urgents, etc. Pour ce faire, une équipe de télésecrétaires médicales sera mobilisée.
Celles-ci vont parler au nom du cabinet. Elles vont non seulement répondre aux demandes des patients, mais elles véhiculent également l’image du cabinet. Par ailleurs, comme nous l’avons évoqué précédemment, le télésecrétariat externalisé fonctionne comme le secrétariat traditionnel. Autrement dit, les secrétaires téléphoniques à distance vont travailler du lundi au vendredi, voire même pendant le week-end et les jours fériés. Cela dépend des horaires de travail du cabinet médical.
Externalisation du secrétariat médical : une réduction des coûts
Qu’il s’agisse d’une externalisation partielle ou totale, le télésecrétariat externalisé est la meilleure solution pour diminuer les coûts de production. En effet, le recrutement, les charges salariales, les frais de connexion sont pris en charge par le prestataire. L’externalisation du secrétariat téléphonique permet de bénéficier d’une équipe fonctionnelle et de matériels prêts à l’emploi. De plus, le standard téléphonique fonctionne de manière permanente. Une secrétaire est toujours
disponible pour répondre les appels des patients.
Or, le cabinet médical n’a pas besoin d’investir des frais supplémentaires pour une permanence téléphonique. Cependant, la facture à payer dépend des services externalisés, du nombre d’appels traités et de la durée de la prestation. C’est pourquoi, confier totalement les travaux de secrétariat est plus rentable sur le long terme. Par ailleurs, pour réaliser plus d’économies, les professionnels de santé choisissent un prestataire offshore comme un centre d’appels médical à Madagascar.
En effet, l’externalisation offshore permet d’avoir un meilleur rapport qualité/prix. D’autant plus que l’externalisation du secrétariat téléphonique médical est sans engagement.
